Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc lập và phát hành hóa đơn sai sót là điều khó tránh khỏi. Điều này khiến nhiều kế toán băn khoăn về khái niệm và thủ tục lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, qua bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu và giải đáp những thắc mắc đó.

Khái niệm

Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông tin về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Để tạo Hóa đơn điện tử, tổ chức đã được cấp mã số thuế phải khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của mình theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ trên máy tính của các bên liên quan.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp cần phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử trong trường hợp hóa đơn điện tử bị sai sót và được sửa chữa bằng cách điều chỉnh. Biên bản này được tạo ra đồng thời với hóa đơn điều chỉnh để xác nhận các sai sót và các nội dung cần điều chỉnh như ngày, số tiền hàng, địa chỉ hoặc các nội dung trên hóa đơn. Sau đó, biên bản sẽ được gửi cho người mua để xác nhận và ký số.

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử dùng khi nào?

Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để xuất hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ và phát hiện ra sai sót trong nội dung, thì sẽ xử lý như sau:

Trường hợp 1: Nếu hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, hoặc hóa đơn đã lập nhưng chưa được kê khai thuế, thì bên bán và bên mua đồng ý và xác nhận hủy hóa đơn điện tử. Sau đó, bên bán phải lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định và có ghi chú “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.

Trường hợp 2: Nếu hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua và đã giao hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, và đã được kê khai thuế, bên bán cần lập biên bản điều chỉnh (BBĐC) hóa đơn, ghi rõ sai sót và có chữ ký điện tử của cả hai bên. Sau đó, bên bán phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh và cả hai bên phải thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Kế toán cần lập biên bản điều chỉnh để ghi nhận sai sót và làm căn cứ để lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Tải file: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn

Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Khi lập biên bản điều chỉnh cho hóa đơn điện tử, kế toán cần chú ý một số điều sau đây:

• Áp dụng khi lập hóa đơn sai đã được kê khai. Nếu chưa kê khai, cần lập biên bản thu hồi theo mẫu biên bản thu hồi hóa đơn theo Thông tư 39.

• Ngày lập biên bản điều chỉnh và ngày lập hóa đơn điều chỉnh phải trùng nhau.

• Nội dung trên biên bản điều chỉnh phải rõ ràng: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu… xuất hóa đơn điều chỉnh số… ngày tháng… ký hiệu… Nội dung điều chỉnh.

• Khi phát hiện hóa đơn đã kê khai thuế viết sai, ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT viết sai, kế toán còn phải lập hóa đơn điều chỉnh.

• Trong trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ hoặc người mua, nhưng ghi đúng mã số thuế của người mua, các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Tải xuống biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Kết luận

Bài viết trên đây giới thiệu đến bạn đọc về biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Trong bài viết có giải thích đinh nghĩa biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì, khi nào dùng đến biên bản này, một vài lưu ý khi viết biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Nếu có góp ý hay thắc mắc gì hãy bình luận bên dưới bài viết cho chúng tôi biết.

Câu hỏi thường gặp